مدارک لازم برای ثبت قرارداد اجاره در سامانه خودنویس و دریافت کد رهگیری

مدرک شناسایی موجر و مستأجر

ارائه تصویر کارت ملی جدید یا شناسنامه عکس‌دار برای هر یک از طرفین قرارداد ضروری است. در صورتی که موجر یا مستأجر وکالت‌دار مراجعه می‌کند، نسخه‌ای از وکالت‌نامه رسمی همراه با کارت ملی وکیل باید ارائه شود.

اسناد مالکیت

برای ثبت رسمی قرارداد اجاره در سامانه خودنویس، ارائه سند مالکیت مالک ملک الزامی است. سند مالکیت می‌تواند سند مالکیت ثبتی (سند تک‌برگ) یا قولنامه رسمی باشد. در صورت وجود مالکیت مشاع، همه مالکین یا وکلا باید مدارک مربوط را ارائه کنند.

آگهی پایان کار یا پروانه ساختمان

در مواردی که ملک موضوع قرارداد نیاز به استعلام از شهرداری دارد، ارائه پروانه ساختمان یا آگهی پایان کار ساختمان مورد نیاز است تا صحت مسکونی یا تجاری بودن ملک تأیید شود.

کدپستی و نشانی دقیق ملک

وارد کردن نشانی کامل، کدپستی و پلاک ثبتی ملک در سامانه خودنویس برای صدور کد رهگیری لازم است. معمولاً تصویر یا عکس از برگه کدپستی نیز مورد قبول است.

اطلاعات بانکی برای واریز مالیات و هزینه‌ها

برای پرداخت هزینه‌های ثبت و مالیات بر اجاره، مشخصات حساب بانکی یا کارت بانکی نیاز است. پرداخت الکترونیکی هزینه‌ها در سامانه خودنویس انجام می‌شود.

قرارداد اجاره تکمیل‌شده

متن قرارداد اجاره باید مطابق با شرایط توافقی طرفین تکمیل و در قالب الگوی سامانه خودنویس بارگذاری شود. قرارداد باید شامل مشخصات طرفین، مورد اجاره، مدت اجاره، مبلغ اجاره، نحوه پرداخت ودیعه و اجاره‌بها، تضمین‌ها و سایر شرایط باشد.

تصاویر یا گزارش وضعیت ملک (اختیاری اما پیشنهادی)

برای جلوگیری از اختلاف‌های بعدی، توصیه می‌شود تصاویر وضعیت فعلی ملک و اموال همراه با صورت‌جلسه تحویل و تحویل‌گیرنده در قرارداد پیوست شود. این مدارک می‌تواند در حل اختلاف حقوقی مفید باشد.

مدارک مربوط به نماینده یا وکیل (در صورت مراجعهٔ وکالتی)

اگر یکی از طرفین به وکالت اقدام می‌کند، اصل یا تصویر برابر با اصل وکالت‌نامه رسمی به همراه کارت ملی وکیل لازم است. وکالت‌نامه باید در محدوده اختیارات برای تنظیم و امضای قرارداد اجاره معتبر باشد.

راهنمای مراحل دریافت کد رهگیری در سامانه خودنویس

پس از آماده‌سازی مدارک، وارد سامانه خودنویس شده و اطلاعات خواسته‌شده را تکمیل کنید. قرارداد را بارگذاری و هزینه ثبت را پرداخت نمایید. پس از تایید سامانه و ثبت قرارداد، کد رهگیری از طریق پیامک و یا در پنل کاربری قابل دریافت خواهد بود.

نکات حقوقی مهم قبل از ثبت قرارداد

قبل از ثبت قرارداد، بررسی هویت طرفین، مطابقت مشخصات با سند مالکیت، تعیین دقیق مدت و شرایط فسخ قرارداد و ذکر شرایط مربوط به قراردادهای بلندمدت یا کوتاه‌مدت اهمیت دارد. همچنین دقت در تعیین مبلغ ودیعه، نحوه بازگرداندن آن و مسئولیت‌های تعمیراتی می‌تواند از بروز دعاوی حقوقی جلوگیری کند.

نتیجه‌گیری و پیشنهاد حقوقی

جمع‌آوری مدارک شناسایی، سند مالکیت، اطلاعات ملک و قرارداد تکمیل‌شده از مهم‌ترین موارد برای ثبت قرارداد اجاره در سامانه خودنویس و دریافت کد رهگیری است. برای جلوگیری از خطاها و تضمین حقوقی، می‌توانید از خدمات حقوقی vakiljo.ir استفاده کنید.