داشتن قرارداد کتبی میان کارگر و کارفرما نه تنها به تفهیم شرایط کار کمک می‌کند، بلکه در مواقع بروز اختلافات نیز به عنوان یک سند رسمی مورد استناد قرار می‌گیرد.
برخی قوانین کار در بسیاری از کشورها کارگران را بدون قرارداد کتبی نیز حمایت می‌کند. این قوانین معمولاً تعیین می‌کنند که کارگران باید از حقوق پایه، ساعات کاری مشخص و شرایط ایمنی برخوردار باشند.
نبود قرارداد کتبی می‌تواند در مسائل حقوقی و قضایی به ضرر کارگر باشد. بدون مدرک رسمی، اثبات شرایط توافق شده دشوار خواهد بود که ممکن است موجب تضییع حقوق کارگر شود.
کارگران می‌توانند با جمع‌آوری مستندات مانند مکاتبات ایمیل، پیام‌های متنی و دریافت فیش‌های حقوقی، اثبات کنند که رابطه کاری وجود داشته است. ثبت کتبی یا صوتی توافقات نیز می‌تواند مفید باشد.
کارفرمایان باید بدانند که داشتن قرارداد کتبی نه تنها از کارگر بلکه از خودشان نیز محافظت می‌کند. این کار موجب جلوگیری از سوءتفاهمات و مسائل حقوقی احتمالی آینده می‌شود.