سازمان ثبت احوال مرجع اصلی صدور است و سازمان زندان‌ها در تسهیل احراز هویت و انتقال مدارک همکاری می‌کند. در موارد نیابت، دفاتر پیشخوان منتخب نیز نقش اجرایی دارند.
در فرایند صدور/تعویض/المثنی کارت ملی (کارت هوشمند ملی) برای زندانی، چند نهاد به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم دخیل‌اند. مهم‌ترین‌ها و نقش هرکدام:

## ۱) سازمان ثبت احوال کشور (و ادارات ثبت احوال)
متولی اصلی صدور کارت ملی است. همه مراحل هویتی، ثبت درخواست، کنترل اسناد، استعلام‌ها و در نهایت چاپ/ارسال کارت زیر نظر ثبت احوال انجام می‌شود.
مبنای قانونی نقش ثبت احوال، قوانین و مقررات مربوط به ثبت احوال و نظام هویتی کشور و آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های اجرایی «کارت هوشمند ملی» است (به‌عنوان مرجع صادرکننده و مدیر پایگاه اطلاعات هویتی).

## ۲) سازمان ز ...