باید مکتوب، تاریخ‌دار، خطاب به مرجع صالح (هیأت‌مدیره/مجمع) و دارای امضا باشد. ذکر تاریخ اثر، دلایل اختیاری و نحوه تحویل امور شفافیت فرآیند را تقویت می‌کند.
نامه استعفای مدیرعامل (در شرکت‌های ایرانی، خصوصاً سهامی خاص/سهامی عام و نیز با مسئولیت محدود) بهتر است طوری تنظیم شود که هم از نظر شکلی قابل استناد باشد و هم از نظر محتوایی مسیر «اعلام تا انتقال» را روشن کند. در ادامه ویژگی‌های کلیدی را می‌گویم و در موارد لازم به قوانین هم ارجاع می‌دهم.

---

## ۱) مشخصات کامل و مخاطب درست
- گیرنده نامه باید مرجع صلاحیت‌دار برای رسیدگی باشد:
- در شرکت سهامی (خاص/عام): معمولاً هیأت‌مدیره (و در نهایت تصمیم‌گیری در خصوص انتخاب مدیرعامل جدید با هیأت‌مدیره است).
- در شرکت با مسئولیت محدود: بسته به اساسنامه، معمولاً مجمع شرکا/مدیران.
- مشخصات دقیق: نام شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی، نام و سمت مدیرعامل، شماره ملی (اختیاری اما مفید)، آدرس محل ابلاغ.

> از منظر حقوقی، چون مدیرعامل در شرکت سهامی توسط هیأت‌مدیره انتخاب و عزل می‌شود، مخاطب قراردادن هیأت‌مدیره اقدام صحیح‌تری است. (مبنای کلی از **لایحه قانو ...