برای شروع ثبت ملک در سامانه (اعم از سامانه ثبت اسناد و املاک یا سامانه‌های مربوط به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در برخی موارد سامانه شهرداری/کاداستر)، معمولاً مدارک زیر لازم است. این مدارک با توجه به نوع ملک (شش‌دانگ، مشاع، وقفی، سرقفلی/حق کسب و پیشه) و وضعیت ثبتی (دارای سند تک‌برگ، دفترچه‌ای، یا در جریان تثبیت) ممکن است کمی متفاوت باشد:

۱) مدارک هویتی و نمایندگی
- کارت ملی و شناسنامه مالک/مالکان
- در صورت وجود چند مالک: مدارک هویتی همه شرکا و در صورت اقدام توسط یک نفر، وکالتنامه رسمی از سایر شرکا
- در صورت اقدام توسط نماینده حقوقی یا وکیل: وکالتنامه رسمی یا معرفی‌نامه معتبر به همراه روزنامه رسمی و اساسنامه برای اشخاص حقوقی

۲) مدارک مالکیت و وضعیت ثبتی
- اصل یا تصویر برابر با اصل سند ...