برای ثبت هیأت‌مدیره و اساسنامه مجتمع (اعم از مجتمع مسکونی، تجاری یا اداری) در چارچوب قانون تملک آپارتمان‌ها و آیین‌نامه اجرایی آن، معمولاً دو مسیر مطرح است:
۱) ثبت داخلی در سامانه وزارت راه و شهرسازی (سامانه میز خدمت/نسیم ساختمان یا سامانه مدیریت ساختمان که حسب شهر متفاوت است) و
۲) ثبت رسمی نزد دفاتر اسناد رسمی یا بهره‌گیری از ظرفیت ثبت شرکت‌ها در صورت تشکیل «شخصیت حقوقی» (مانند شرکت تعاونی/شرکت مدیریت).
اگر صرفاً به دنبال رسمیت‌بخشی هیأت‌مدیره منتخب ساکنان طبق قانون تملک آپارتمان‌ها هستید، مدارک و مراحل معمول به شرح زیر است:

مبانی قانونی
- قانون تملک آپارتمان‌ها مصوب ۱۳۴۳ و اصلاحات بعدی، به‌ویژه مواد ۶ و ۱۰ (تشکیل مجمع عمومی و انتخاب مدیر یا مدیران).
- آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها مصوب ۱۳۵۳ و اصلاحات بعدی، به‌ویژه مواد ۳، ۴، ۵، ۷ و ۱۴ (نحوه دعوت، نصاب مجمع، صورتجلسه، وظایف مدیر/هیأت‌مدیره، صندوق و دفاتر).
- در صورت تنظیم صورتجلسه در دفترخانه یا ثبت در سامانه‌های رسمی شهرداری/وزارت راه، دستورالعمل‌های داخلی آن مراجع نیز لازم‌الرعایه است.

مدارک لازم برای ثبت و رسمیت‌بخشی هیأت‌مدیره مجتمع
- سند مالکیت یا ...