پاسخ به‌صورت کاربردی و مرحله‌به‌مرحله:

۱) ابتدا استعلام گردش ثبتی را رسمی و مکتوب کنید
- از طریق واحد ثبت محل وقوع ملک (اداره ثبت اسناد و املاک مربوط) درخواست «گزارش گردش ثبتی» یا «سابقه ثبتی» بدهید. عنوان درخواست: استعلام گردش ثبتی و سوابق دفترچه‌ای/پرونده فیزیکی.
- مشخصات کامل ملک را درج کنید: شماره پلاک ثبتی اصلی و فرعی، بخش ثبتی، نشانی، شماره دفترچه مالکیت (قدیمی)، نام آخرین مالک معلوم.
- اگر وکیل هستید، وکالتنامه رسمی و معرفی‌نامه را ضمیمه کنید. برای اشخاص، ارائه کارت ملی و مدارک مالکیت موجود.

۲) اگر سوابق قدیمی دفترچه‌ای یا پرونده فیزیکی ناقص/مفقود است
- مبانی قانونی:
- مواد ۲۲، ۲۴، ۲۵ و ۲۶ قانون ثبت اسناد و املاک (اعتبار ثبت و حدود امکان ابطال/اصلاح).
- ماده ۱۲۵۷ قانون مدنی (ادله اثبات) و مواد ۱۹۹ و ۲۱۴ قانون آیین دادرسی مدنی (ارزیابی دلایل).
- آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی و دستورالعمل‌های سازمان ثبت درباره بایگانی الکترونیک و بازسازی پرونده.
- مسیرهای عملی:
الف) جست‌وجوی تکمیلی در بایگانی فیزیکی و الکترونیکی:
- درخواست «بازبینی سوابق در با ...